7 conseils pour rédiger mon rapport d'activité

Pourquoi rédiger un rapport d’activité ?

Ah le rapport d’activité ! Le tant redouté ! Mais c’est quoi exactement un rapport d’activité ? Sans rentrer dans le détail, c’est un document qui dresse le bilan de votre activité, de vos performances et de votre situation financière sur une période définie.

Il est habituellement rédigé une fois par an (on l’appelle aussi le rapport annuel) pour faire donc une synthèse de l’année écoulée, mais aussi aider à se projeter sur l’année à venir. Élaborer un rapport d’activité est par conséquent loin d’être inutile : capitaliser sur ce qui fonctionne et dégager des axes d’amélioration sont les deux grands enseignements de l’exercice. Et en plus, c’est l’occasion de fédérer les équipes autour de perspectives communes. C’est déjà beaucoup !

Depuis peu, le rapport fait aussi état, en plus des valeurs et de l’ADN de l’entreprise, de ses engagements RSE.

De quoi est composé un rapport d’activité ?

Il se présente sous diverses formes, tout dépend peut-être de la taille de votre organisation : cela peut aller de quelques pages à bien davantage. Mais son contenu doit être le même :

• Un résumé global de votre travail
• Une introduction
• Un sommaire
• Un corps de texte avec des titres
• Un plan d’action pour les éventuels réajustements ou axes d’amélioration
• Une conclusion

Nos 7 conseils pour rédiger un rapport d’activité

Conseil n°1 : Déterminez l’objectif du rapport

Pour rédiger un rapport efficace, vous devez avant tout vous poser les questions suivantes :

• Quels sont les éléments que j’ai envie de mettre en avant dans mon rapport d’activité ?
• A qui vais-je le présenter ?
• A quoi cela va me servir ?
• Mon sujet est-il adapté ?
• Vais-je le rédiger en une ou plusieurs langues ?

Dans un premier temps, vous devez impérativement avoir en tête toutes ces questions pour obtenir le meilleur compte-rendu d’activité possible. Même si cette étape vous paraît un peu anodine, croyez-nous, elle ne l’est pas du tout. Il n’y a rien de pire que de se rendre compte après plusieurs heures de travail, que les éléments abordés ne sont pas les bons et que vous faites fausse piste. Donc, pensez-y, c’est très important.

Conseil n°2 : Rassemblez les informations

Élaborer un compte-rendu d’activité ne doit pas être perçu comme une besogne, mais si vous ne savez pas quoi mettre dedans, cela devient vite laborieux et stressant. Pour éviter ce type de désagrément, rassemblez les informations dont vous aurez besoin, afin d’être le plus pertinent possible. Que peut contenir alors un rapport d’activité ?

• Votre charte graphique. Votre rapport d’activité doit être aux couleurs de votre entreprise. On y retrouvera le logo, le nom, ainsi que tous les autres éléments visuels et graphiques qui sont votre signature et votre identité.

• Du texte, des schémas, des tableaux, des photos ou encore des dessins.

• Le nom des parties prenantes et celui des personnes ayant rédigé le rapport.

• Les résultats de l’entreprise, les objectifs futurs, le bilan comptable, le rapport financier, votre stratégie…

Conseil n° 3 : Définissez le plan avant de rédiger

L’idéal, dans votre rapport d’activité professionnelle, est d’avoir un plan bien ficelé ! Travaillez autour de trois parties principales : l’introduction, le corps et la conclusion. Pour vous assurer de la logique générale de votre rapport, il faut d’abord produire un plan détaillé. Cela vous permet de vérifier si les informations s’enchaînent de façon cohérente et pertinente. Vous prendrez peut-être un moment à définir votre plan, mais cela s’avérera au final un gain de temps. En effet, une fois réalisé, il est plus facile de savoir quoi rédiger dans les parties correspondantes.

Conseil n°4 : Procédez à la rédaction de votre rapport d’activité

L’idée n’est pas de vous donner une méthode précise, mais quelques conseils pour orienter votre rédaction.

L’introduction

Petit conseil d’ami, il vaut mieux rédiger l’introduction de votrerapport d’activité professionnelle à la fin. Et cela vaut d’ailleurs pour bon nombre de types d’écrits. Pourquoi ? Parce que si vous rédigez les autres parties avant, vous pourrez plus facilement écrire une brève présentation lors de l’introduction. Ces quelques lignes doivent en dire juste assez sans tout révéler et présenter en quelques lignes l’objet du rapport.

Le corps du rapport

Tout dépend du sujet ! Mais le corps du texte doit comporter des chiffres clés et pertinents. Il doit analyser les résultats et déterminer si la stratégie mise en place est efficace. Ces parties sont généralement argumentées et contiennent vos préconisations. En même temps, elles constituent le cœur de votre document.

La conclusion

La conclusion sert à clore votre sujet. Elle n’apporte pas d’éléments inédits, elle répond simplement à la problématique (si c’est possible) ou contient une ouverture vers des projets innovants, de quoi insuffler une nouvelle dynamique.

Conseil n° 5 : Soignez l’apparence de votre rapport d’activité

Certes, le fond prime sur la forme, mais ce n’est pas une raison pour la négliger ! Un rapport agréable à l’œil est toujours plus apprécié qu’un rapport peu soigné . Pensez donc à intégrer des images et à travailler votre mise en page pour rendre la lecture plus fluide.

Conseil n° 6 : Prenez du recul sur votre rapport d’activité

Avant l’impression de votre rapport annuel, prévoyez un temps de relecture pour avoir un regard neuf sur votre travail et l’améliorer. Si vous n’avez pas la possibilité de le faire relire, nous vous recommandons de le faire vous-même, mais plusieurs heures voire plusieurs jours après la fin de la rédaction afin d’y apporter les modifications nécessaires. Pensez également à vérifier l’orthographe, la syntaxe et valider que vos titres sont suffisamment accrocheurs et structurés. Pour le texte, privilégiez les phrases courtes pour améliorer la compréhension. Ce temps, souvent difficile à trouver, est bénéfique pour éviter les coquilles !

Conseil n° 7 : Faites appel à un imprimeur !

L’idéal est de vous tourner vers un professionnel pour envisager l’impression de votre rapport d’activité et obtenir un rendu de qualité. De cette façon, vous avez la possibilité de configurer votre couverture, choisir votre papier, votre reliure et vos finitions (dorure, vernis sélectif, etc.) Vous aurez même le choix entre imprimer votre rapport en dos carré collé ou sous forme de brochure . Passer par un imprimeur en ligne, c’est donc faire le choix de la qualité et de l’esthétique. Un rapport est quand même destiné à être divulgué assez largement à votre direction et aux actionnaires, alors autant profiter de cette expertise !